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Mensa aziendale diffusa. Considerazioni per aziende e dipendenti

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La pausa pranzo è stata una conquista essenziale nella storia del welfare aziendale. Fu a partire dalla seconda metà del Novecento che “l’ora di pausa pranzo a spese del datore del lavoro” iniziò a trovare posto all’interno delle fabbriche. Nacquero così le prime mense aziendali, locali funzionali appositamente progettati dalle aziende che per prime capirono la necessità di questo benefit.

La pausa pranzo continua tuttora ad essere una delle misure di welfare aziendale più amate dai dipendenti. Una, se volete, piccola attenzione che garantisce però ripercussioni altamente positive sulla motivazione e sull’attaccamento all’azienda del dipendente.

Il motivo è semplice: il pranzo non è solo un’esigenza fisiologica, ma rappresenta anche un momento di relax, di socializzazione con i colleghi e l’occasione per ricaricare le batterie.

A questo proposito, sono molte le aziende che pongono attenzione al momento del pranzo aziendale, garantendo ai propri dipendenti un indennizzo per la pausa pranzo. Come previsto dall’articolo 51, comma 2, lett. c), Tuir, questo può essere corrisposto in diverse forme:

  • Somministrazione diretta o gestione diretta/indiretta di una mensa da parte del datore di lavoro
  • Prestazione di servizi sostitutivi di mense aziendali (buono pasto cartaceo o elettronico)
  • Indennità sostitutiva di mensa versata in busta paga.

Decidere quale tipo di pausa pranzo offrire ai propri dipendenti è cruciale, dato che ad ogni fattispecie corrisponde un differente trattamento fiscale.

Pausa pranzo di qualità e risparmio su tasse e imposte: i vantaggi della mensa diffusa

Le tre categorie citate dal Tuir sono piuttosto conosciute all’interno di qualsiasi dipartimento HR, ma probabilmente ancora poco conosciuta rimane una particolare tipologia di mensa aziendale: la “mensa diffusa”, che, sotto certi punti di vista, risulta particolarmente vantaggiosa per le aziende. Ecco perché questa fattispecie merita un approfondimento.

Il concetto di mensa diffusa si basa su quello di mensa aziendale, ma con una sostanziale differenza: anziché utilizzare una mensa interna, i dipendenti possono pranzare in ristoranti ed esercizi commerciali convenzionati, pagando il pranzo con una card elettronica dotata di badge o tramite un’app. 

In poche parole, la mensa diffusa è costituita da una rete di ristoranti convenzionati con l’azienda, che forniscono la pausa pranzo in sua vece. Rappresenta, quindi, un’alternativa alla tradizionale mensa aziendale interna e permette ai dipendenti di scegliere dove pranzare, semplificando allo stesso tempo le modalità di pagamento del pasto e garantendo all’azienda un notevole risparmio. La mensa diffusa è, di fatto, pensata per ridurre al minimo gli sprechi, ottimizzare i consumi e tagliare le spese aggiuntive.

Infatti, come previsto dalla normativa vigente, il servizio di mensa diffusa può essere assimilato a quello di mensa aziendale, garantendo così alle aziende gli stessi sgravi fiscali e contributivi di quest’ultima. 

Cosa cambia rispetto ai buoni pasto?

Come molti di voi sapranno, la nuova Legge di Bilancio 2020 ha ridotto l’importo giornaliero non tassabile dei buoni pasto cartacei da 5,29 a 4 euro, dando un pesante colpo alle aziende che continuano ad utilizzare questa tipologia di buoni pasto. La nuova finanziaria punta, evidentemente, ad agevolare la diffusione di strumenti elettronici ed è per questo che ha, invece, alzato il limite di deducibilità ad 8 euro per i buoni pasto elettronici. Ma sempre di limite parliamo.

L’eccedenza di tutti i buoni pasto con importo superiore ai 4 euro e agli 8 euro per quelli elettronici va comunque a sommarsi al reddito percepito in busta paga come reddito da lavoro dipendente, su cui sia l’azienda che il dipendente sono tenuti a pagare le tasse.

Ecco dunque il grosso vantaggio della mensa diffusa: al pari di una qualsiasi mensa aziendale, il servizio di mensa diffusa non ha nessun limite di deducibilità ed è, quindi, al 100% esentasse per l’azienda e per i dipendenti, con IVA al 4% completamente detraibile. Il costo del pranzo aziendale diventa quindi completamente deducibile per l’azienda come una qualunque altra fattura.

Anche sotto l’aspetto amministrativo la mensa diffusa risulta differente rispetto ai buoni pasto. Con il buono pasto l’azienda acquista a inizio mese il totale di ticket in base alle presenze del mese precedente, con la mensa diffusa, invece, l’azienda riceverà a fine mese una fattura con il totale consumato dai dipendenti.

Anche l’utilizzo del servizio presenta qualche differenza rispetto ai buoni pasto: esattamente come per la mensa interna, verrà attribuita ai dipendenti una card elettronica dotata di badge oppure un’app identificativa creata ad hoc che consentirà una sola prestazione giornaliera limitata ai giorni di effettiva presenza.

Queste card o app consentono di identificare il dipendente e verificare il suo diritto a ricevere la somministrazione del pasto nei giorni e negli orari stabiliti dall’azienda e con un menù di un valore predefinito, ma non rappresentano titoli di credito.

Il pagamento non avviene quando il dipendente utilizza il badge elettronico o l’app personale: verrà inviata una fattura direttamente all’azienda, che si occuperà del pagamento complessivo di tutti i pasti dei propri dipendenti, pagando solo per quelli effettivamente consumati.

In Italia, la mensa diffusa è ancora poco conosciuta ma sono diversi i player della pausa pranzo che offrono questa tipologia di servizio. Tra questi troviamo PerPranzo, che si occupa nello specifico di mensa diffusa, e altri nomi noti della pausa pranzo come Edenred e PellegriniCard.

Di certo varrebbe la pena farci un ragionamento sempre tenendo conto della questione fondamentale: è il dipendente che ne usufruisce, quindi è il dipendente che lo deve scegliere tra le alternative messe in campo dall’impresa.

Del resto, se vogliamo che sia una forma di engagement e non solo un risparmio di costi, la prima cosa di cui dobbiamo tener conto è il pensiero e il desiderio delle nostre persone.

Piero Vigutto

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