Una volta che abbiamo declinate la missione e la visione rimane il dilemma principale: come comunicare alla popolazione quanto è stato deciso? Ed è un vero e proprio dilemma perché se missione e visione non vengono comunicate in maniera corretta possono dare dei problemi. La comunicazione non deve sottovalutare la possibile interpretazione dei contenuti da parte della popolazione aziendale. Basta usare il canale sbagliato, le parole scorrette, i tempi non giusti e vanificheremo tutto il lavoro precedente. Praticamente siamo in cima alla montagna, un passo falso e… si salvi chi può, valanga!
Tempo fa ero in un’azienda cliente e la titolare si lamentava del fatto che suoi dipendenti non erano mai al corrente dei piani aziendali “eppure dico ogni giorno le stesse cose… ad ognuno di loro… ogni volta che li incontro!”. Parliamo di una cinquantina di persone. E’ chiaro che lo sforzo non dava i frutti sperati ma per quale motivo? Beh era come il telefono senza fili, una volta finito il giro al cinquantesimo dipendente non restava che confrontarsi con gli altri 49 che avevano interpretato prima singolarmente poi pubblicamente il volere della proprietà. Quello che ne risultava era ovviamente un pasticcio di proporzioni sesquipedali.
Di manuali sulla comunicazione interna ce n’è una marea, a voi la scelta, ma una volta imparata la teoria dobbiamo concretizzala nella pratica altrimenti le teorie di comunicazione restano un bell’esercizio di studio che ha aumentato la cultura personale e nient’altro. La concretizzazione avviene solamente dopo la pianificazione. La pianificazione avviene solo dopo lo studio dell’azienda. Vediamoli uno alla volta.
Lo studio dell’azienda. “Conosco i miei dipendenti” o “So cosa vogliono le mie persone” sono affermazioni frutto dell’auto illusione di molti. I dati ci dicono cosa vuole la popolazione aziendale, il resto è pancia e supposizione (della supposizione ho già parlato e qui altro non dirò). I dati si raccolgono con strumenti specifici, non alla macchinetta del caffè (che nella comunicazione ha comunque il suo perché). Con gli strumenti giusti si possono raccogliere i dati che servono ad identificare la direzione che il gruppo ha preso, il sentimento (o risentimento) verso l’azienda, i progetti personali di carriera, la direzione presa dal gruppo, eccetera. Tutte informazioni utili per strutturare un piano efficace.
La pianificazione. Una bella idea senza un buon piano resta solo una bella idea. Raccolti i dati bisogna spremere le meningi per utilizzare i canali migliori e più efficaci. La comunicazione dovrà essere semplice, diretta, inequivocabile e dovrà rispettare i tempi e i ruoli dei destinatari. Non possiamo pretendere di trattare tutti i destinatari alla stessa stregua, i gruppi di persone che si possono trovare in azienda (operai, impiegati, quadri e dirigenti) sono diversi per necessità, stipendio, ruolo. Dobbiamo utilizzare gli strumenti corretti e qui, personalmente, mi affiderei a chi tratta la comunicazione in maniera professionale. Il fai da te non funziona e spesso fa più danni che altro.
La concretizzazione del piano di comunicazione. Detto… fatto. Strutturato il progetto con un timing preciso, ora quelle azioni vanno attuate. Il via è stato dato dalla raccolta dati, un momento di partecipazione che genera aspettative che ora meritano delle risposte. La risposta sta nell’attuazione del piano di comunicazione e nella concretizzazione di missione e visione. Le azioni concrete sono quotidiane, un’azienda che ha deciso dove andare e come andarci ora deve raggiungere gli obiettivi prefissati. Ricordiamoci sempre che il miglior insegnamento è l’esempio, deve essere quindi il vertice ad aprire il sentiero e a fare il primo passo, altrimenti non si muoverà nessuno.
Piero Vigutto
