I costi occulti nella gestione delle persone sono uno dei problemi non affrontati o poco affrontati nel mondo HR, eppure influiscono sul bilancio anche in maniera pesante. Tuttavia, essendo costi occulti, non vengono quasi mai rilevati o VENGONO rilevati con una certa difficoltà.
Al di là dei costi occulti citati nel precedente articolo, in questo articolo volevo elencarne altri senza tuttavia pensare di essere esauriente. Ne prenderò uno a caso e indicherò i costi occulti di quel processo specifico. Possiamo analizzare vari processi della gestione delle risorse umane e trovare che in ognuno di essi esistono dei costi occulti anche esageratamente impattanti. Tra i macro processi di gestione HR troviamo:
- la gestione della selezione
- la gestione della formazione
- il tipo di organizzazione interna
- la qualità del clima
- in che modo si propone e applicano i concetti di divesity management
- green washing
- comunicazione interna in ottica di retention
- comunicazione esterna in ottica di attraction
- altro
In molte imprese esistono costi occulti per un semplice motivo: perché manca un effettivo sistema di valutazione che possa in qualche modo restituire indicazioni parametriche sul buon andamento dei processi di gestione. Resto sempre stupito dal fatto che esistono sistemi di valutazione della produzione ma non di gestione delle persone. Si consoli il lettore perché se nell’azienda in cui lavora mancano tali sistemi di valutazione dell’impatto della gestione del personale questo è un fattore comune in molte imprese. Questo significa però che il mal comune non è mezzo gaudio. Basta un solo competitor che abbassi i costi occulti per scavalcare tutti gli altri nella corsa al successo d’impresa. Meno costi occulti significa maggior margine, che significa un risultato d’esercizio migliore. Se vogliamo essere competitivi dobbiamo intervenire nella riduzione dei costi occulti.
Un esempio per tutti: i costi occulti legati al processo di selezione
E’ tra i primi processi di gestione HR ed è quello che forse impatta maggiormente sulla vita delle persone in azienda e sull’azienda stessa. Il processo di selezione può essere effettuato in house o terziarizzato ad agenzie o head hunter. Per semplificare la trattazione, eliminiamo queste ultime opzioni. Non si pensi però che la terziarizzazione sia esente da errori e non generi costi occulti di gestione che impattano negativamente sul bilancio. Usare o meno i fornitori e saperli scegliere significa diminuire i costi occulti che impattano in termini di qualità del prodotto finale.
Vediamo ora qual è il processo, anche in questo caso senza la pretesa di essere specifici, e come gestirlo:
- analisi delle esigenze interne: l’errore comune è quello di partire da una percezione. “Suppongo mi serva…” oppure “In questo periodo dell’anno di solito…” o anche “E’ andato via Tizio, devo sostituirlo…” sono tutte affermazioni che devono far suonare l’allarme costi occulti. Sulla supposizione ho già detto qualcosa in passato e rimando quindi all’articolo in cui spiego il famigerato Effetto Gabbiano. Il passato non è predittivo del futuro e non è detto che se Tizio va via debba essere sostituito, nel tempo cambiano le esigenze, ma nel caso debba essere sostituito la domanda non è con chi ma quali sono le competenze che deve avere la persona che lo sostituirà;
- redazione o aggiornamento della job description: e qui di solito l’allarme costi occulti inizia a suonare e nessuno lo ferma più. Alzi la mano chi ha le job description… bene. Ora le tangano alzate solo chi ha le JD aggiornate. Ecco, se non sei tra questi hai un grosso problema. Le JD generalmente si fanno per il sistema ISO, poi si mettono nel cassetto e lì vengono dimenticate. Come faccio ad imbastire un sistema di selezione se non so su cosa lo devo imbastire? Se manca la descrizione delle competenze e delle responsabilità, come posso essere certo di scegliere la persona giusta? Mi affiderò ovviamente al caso o alla buona sorte, un po’ come giocare a testa o croce, l’errore di valutazione è in agguato e i costi occulti vi stanno facendo l’occhiolino;
- indicazione del budget: “assumi qualcuno che sostituisca Tizio” oppure “la pianificazione prevede che ci servano X persone”, fin qui nulla di strano ma se alla domanda “qual è il budget a disposizione?” la risposta è “il meno possibile” abbiamo i costi occulti che ci offrono da bere. Il meno possibile non è un numero quindi è una dimensione aleatoria e con l’aleatorietà avremo sempre due situazioni: primo, un gioco al ribasso che non premia le competenze e questo non fa bene alle imprese; secondo, qualunque cifra spenderete… sarà sempre troppo;
- programmazione delle assunzioni: ah, non c’è? Bene, se non c’è manca una programmazione anche del lavoro. Se manca una programmazione del lavoro si vive di emergenze. Se si vive di emergenze sale lo stress, si riducono la retention e l’attraction, aumentano i costi visibili e quelli reali.
- individuazione dei canali opportuni (e meno costosi): individuazione sistema di valutazione dell’impatto dei costi, lo avete fatto? No? Può essere una scelta ma non sapere dove spendo e quale resa ho indovina cosa fa salire? (Risposta esatta: i costi occulti di gestione)
- scelta, in questo caso, di gestire autonomamente il processo: si suppone che i costi occulti legati alla mancata analisi dei costi interni VS costi dei competitor sia stata effettuata. Dobbiamo quindi chiederci: chi seguirà la selezione? Con quali strumenti tipo l’assessment (se sì in presenza o online), test (se sì di quale tipo), solo colloquio (libero, strutturato o semi strutturato), ecc.? Ci sono delle schede standard di rilevazione dati? Questo aiuterebbe a rilevare gli dati per tutti i candidati evitando distorsioni di valutazione.
- operazioni di gestione CV e colloqui: a meno che non disponiate di un sistema informatico da sito per le candidature, lo screening dei CV sarà complicato e si allungherà a causa dei formati tutti diversi e della conseguente difficoltà di trovare le informazioni. Superato questo ostacolo ls domande che ci dobbiamo porre sono: chi fa cosa? Quali sono le tempistiche (non possiamo far attendere i candidati e neppure il reparto/ufficio che necessita di personale)? Chi collabora (serve un tecnico per comprendere se ci sono le competenze tecniche necessarie)? da quali canali arrivano i CV (per sapere dove investire il budget)?
- valutazione della persona: tenendo conto che il colloquio NON è lo strumento più ideale per capire quali sono le competenze di chi abbiamo davanti ma che comunque è lo strumento più diffuso per fare selezione, occorre ricorrere a schede di rilevazione dati condivise. Ci sono? Se non ci sono chi le potrebbe costruire? (PS: qui le trovate già pronte).
Potrei continuare citando i sistemi di inserimento e le strategie di onboarding, il training interno e la valutazione dei risultati e dell’inserimento dopo qualche tempo, ma questo lo tengo per il prossimo articolo.
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Valutazione dei costi
Bene, ora moltiplica tutto questo per i 9 punti sopra elencati, tenendo conto che sono anche pochi perché esemplificativi. Quanto incidono i costi occulti nella gestione delle persone della tua azienda?
“Tutto bellissimo dottore, ma mettere mano a tutte queste cose ha un costo, devo vedere se mi conviene mettere a posto le cose o continuare così” mi venne detto. “Giustissimo!” Rispondo io. Ma attenzione, tutto ha un costo che è alto o basso in relazione al valore che gli dai. Di solito il calcolo che viene fatto è “Costo dell’Operazione – Costo Attuale” se è maggiore di zero non mi conviene, se è minore di zero mi conviene ma è un conto errato, se si valutano entrambi i costi in T0 (qui ed ora) il costo dell’operazione risulterà sempre maggiore di zero. Questo perché il costo va sempre considerato nel lungo periodo (almeno un anno o moltiplicato per il numero di operazioni che compio con lo stesso processo). Le domande giuste sono:
- quanto mi costa una selezione errata?
- quanto mi costa l’intervento?
- qual è il ROI sull’intervento?
Se prendiamo in esame una sola selezione e consideriamo i costi occulti del processo e li moltiplichiamo per tutte le selezioni che andiamo a fare in un anno, vedremo che intervenire sul processo è sicuramente molto meno oneroso che lasciare le cose come stanno.
Piero Vigutto
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