La gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro

Ci vuole tempo. Sempre e per ogni cosa. Questo spesso lo dimentichiamo ma ci vuole tempo per fare, agire, riflettere, diventare, divenire. Tuttavia viviamo costretti all’interno di una dimensione ristretta e quantitativa fatta di 365 giorni, 12 mesi, 52 settimane in un anno, 7 giorni a settimana, 24 ore al giorno, 60 minuti e 3600 secondi in un’ora… quantità finite ma al contempo infinite tuttavia quello che mi affliggeva era la scarsità di tempo perché comunque una parte della giornata la perdevo dormendo, un’altra in imprevisti e solo una parte, che consideravo minima, era produttiva. Devo come tutti rispettare scadenze, consegne, ordini, fatturazioni, pagamenti e quindi diventava imperativo trovare un metodo che mi consentisse di organizzare la giornata nel migliore dei modi. Così anni fa ho cercato di capire come risparmiare tempo o come potevo sfruttarlo al meglio. Siti, libri, blog, ne ho provati davvero tanti e quello che ho capito è che pur essendoci un’infinità di regole e strategie, ognuno alla fine trova il proprio metodo. Qui di seguito elenco dieci considerazioni che spero ti possano aiutare:

La prima cosa che ho capito è che non esiste una parte della giornata persa in sonno, più sei stanco più sei lento, sei meno produttivo e quindi più tempo ti serve per raggiungere i tuoi obiettivi. Stacca il pc prima di cena, mangia e leggiti un buon libro e dormi.

La seconda cosa che ho capito è che gli imprevisti fanno parte della giornata, quindi ne devi tener conto e riservare una quota parte di essa per la loro gestione. Se riempi ogni ora della tua agenda senza tener conto degli imprevisti stai tranquillo che non raggiungerai una parte degli obiettivi che ti sei posto e questo ti porterà a rimandare, rincorrere il tempo che non hai perché lo hai semplicemente organizzato male e alla fine proverai frustrazione.

Al terzo posto troviamo gli obiettivi. Se non fissi degli obiettivi e una deadline per raggiungerli, potrai usare qualunque tipo di strumento per organizzare la giornata, non servirà a nulla. Quando hai una deadline e un obiettivo, suddividi la giornata in sotto obiettivi. Poi poniti le domande “Dove sto andando?” e “Come ci arrivo?”. Più avanti vedremo di cosa si tratta.

Quarto punto: indispensabile disegnare un setting che favorisca il raggiungimento degli obiettivi. Personalmente non riesco a lavorare nel disordine, quindi organizzare l’ufficio in modo da poter raggiungere immediatamente gli strumenti di lavoro mi aiuta a risparmiare tempo che altrimenti andrebbe disperso nella confusione. Questa non è una regola universale, la personalizzazione della postazione di lavoro è libera ma …attenzione! Se lavori con altri che devono accedere ai tuoi documenti, è fondamentale che la tua personalizzazione risponda anche alle esigenze altrui. Anche in questo caso la lean organization ha fatto scuola.

Quinto non puoi esimerti dall’essere disciplinato anche perché la disciplina è la base di qualunque tipo di organizzazione anche quella personale. Qui entra a gamba tesa il metodo che ho trovato e che personalmente funziona e che dopo spiegherò (non sbirciare, non è ancora il momento).

Rifletti con metodo è la sesta regola. Personalmente, se devo raggiungere un obiettivo, seguo lo schema:

• Chi: devo fare squadra con qualcuno o posso fare da solo? Servono intermediari? Chi sono i potenziali clienti per quel progetto? Quali sono i fornitori che devo contattare?
• 

  Vilfredo Pareto che formulò il famoso principio che porta il suo nome

  Cosa: …mi serve per raggiungere il mio obiettivo (strumenti, informazioni, mezzi, ecc.)

• Come: qual è il percorso che devo fare? Organizzo tutti gli step, uno dopo l’altro. Non mi avvalgo di tool informatici, il vecchio metodo carta e matita va benissimo. L’utilizzo di mappe mentali anche di più
• Quando: …devo raggiungerlo? Quindi scadenze e priorità rispetto ad altri progetti? Stiamo parlando della dead line di prima
• Perché: sembra ininfluente ma riflettere su questo punto aiuta a capire se davvero abbiamo bisogno di arrivare alla meta che ci siamo preposti. Molto spesso le persone agiscono di pancia e questo perché l’essere umano desidera spesso qualcosa che non è conveniente avere.

In questo modo stabilirete le priorità con cui un lavoro deve essere fatto. Importante per la gestione della regola numero 9 (non sbirciare e sii disciplinato, rifletti con metodo e usa la regole del “come?” che hai appena letto). Indica su post it gli obiettivi ed ordinali per priorità. Io seguo la regola del 6: non ne raggiungerai mai più di 6 in un giorno. Oltre a questo ricordati del Principio di Pareto secondo cui il 20% delle attività influenza il rimanente 80%. Ricordarlo ti aiuterà a stabilire quali sono le azioni prioritarie da portare subito a termine (il 20%) e che ne influenzano altre (80%) aiutandoti così a risparmiare lavoro e quindi tempo. Usa le mappe mentali, ti aiuteranno ad organizzare ancor meglio le singole attività da compiere.

Settimo, mens sana in corpore sano, dicevano i latini. Se dormire e riposarsi fa bene, anche l’attività fisica aiuta tantissimo a mantenere la lucidità e la concentrazione. Durante lo sport vengono secreti sostanze come le catecolamine e le endorfine che aiutano a concentrarsi sul lavoro. L’ideale sarebbe fare attività fisica la mattina presto. Svegliati alle 6 e via a correre due o tre volte alla settimana. Doccia corroborante alle 7 e colazione abbondante meglio se con carboidrati e frutta secca (non è un suggerimento da dietologo, non è il mio lavoro, è quello che mangio io).

Ottava regola, siamo fatti per la maggior parte di acqua quindi non dimenticarti di idratarti durante il giorno. L’assunzione di liquidi aiuta i processi fisiologici e mentali in generale. Lasciate stare alcolici, integratori, bevande gassate, dolci, eccessiva teina e caffeina. Per un italiano è inconcepibile ma diversamente da quello che si pensa un eccesso di caffeina (oltre i 3-5 caffè al giorno) non aiutano la concentrazione e danno solo l’illusione della concentrazione. Buttate il pacchetto di sigarette, i motivi già li conoscete.

Hai atteso fino a questo punto per conoscere la mia strategia. Ora che hai seguito tutte le precedenti otto regole posso svelarla. Al nono posto c’è l’organizzazione. Personalmente pianifico la sera prima quello che devo fare il giorno dopo, lasciando ovviamente spazio per gli imprevisti. Io uso la tecnica dello slice time. Prendi un foglio e dividi la giornata in 1/2 ore che chiameremo unità di tempo o UDT. Iniziate dall’attività fisica mattutina:

• ore 6: attività fisica – 2 UDT
• ore 7: doccia – 1 UDT
• ore 7.30: colazione – 1 UDT
• ore 8: ufficio – 1 UDT
• ore 8.30: accensione pc, esame agenda, lettura verbali riunione precedente, preparazione per la riunione delle 9 – 1 UDT
• ore 9: riunione – 2 UDT
• …andate avanti così fino alla sera

In questo modo in dieci minuti organizzo tutta la giornata senza fatica. All’inizio mi è capitato di sforare brutalmente le UDT stabilite, primo perché non ero abituato, secondo perché non avevo tenuto conto degli imprevisti e terzo perché non mi ero dotato di un timer. Sentire una sveglia che suona ogni 30 minuti ti dà la dimensione del tempo che trascorre e ti mette un po’ di pepe e di energia per utilizzare al meglio le UDT. Potete usare il cellulare oppure comperare un simpatico segnatempo da cucina come quello della figura che mette pure allegria. Va bene qualunque cosa purché non si inceppi. Scegliete voi.

La decima e ultima regola che ti consiglio è quella della costanza. Senza costanza non c’è organizzazione che tenga, gli obiettivi non verranno mai raggiunti, la procrastinazione degli eventi sarà inevitabile ed abbandonerai la strategia, qualunque essa sia, con la scusa che “non funziona”.

Ricordo nuovamente che questa è una ricetta personale, per nulla originale in molti punti ma con me funziona. Spero di essere stato utile a tutti quelli che mi hanno chiesto via mail di trattare questo argomento. Se volete lasciare i vostri commenti qua sotto, magari riportando le vostre esperienze, sappiate che saranno a beneficio di tutti.

Piero Vigutto

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