Costi Occulti nella Gestione del Personale

Nel mondo delle risorse umane, una gestione efficiente del personale è cruciale per il successo di qualsiasi azienda. Tuttavia, esistono dei costi nascosti che possono minare silenziosamente i profitti aziendali se trascurati. Pochi li conoscono, quasi nessuno ne parla. Eppure sono elementi importanti nelle voci di bilancio che però prendono altri nomi.

L’assenteismo dei dipendenti, che sia giustificato o ingiustificato, può rappresentare uno dei costi più significativi per un’azienda. Le assenze frequenti comportano una perdita di produttività e un aumento dei costi operativi. Le sostituzioni temporanee o straordinarie per coprire il lavoro dei dipendenti assenti possono richiedere risorse aggiuntive e aumentare il carico di lavoro per gli altri dipendenti. Questo comporta insoddisfazione, elevato stress e, non per ultima, una maggiore possibilità di incidenti. Che siano dimissioni o infortuni, va tutto bene finché non succede nulla ma il tempo presenta sempre il conto che alla fine potrebbe risultare parecchio salato.

Come facciamo a ridurre l’assenteismo? Domanda interessante che prevede uno studio verticale sull’azienda, quindi le soluzioni che propongo qui sono del tutto generiche.

• Implementare politiche di gestione del personale che promuovano la salute e il benessere dei dipendenti: se n’è fatto un gran parlare durante il Covid ma ben pochi hanno dato seguito ad iniziative e in pochissimi hanno perseverato dopo la fine della pandemia. Risultato: grande operazione di marketing iniziale ma a stento è diventato engagement. Occasione persa, peccato.
• Offrire programmi di benessere sul posto di lavoro: basterebbe rispettare le regole e puntare sulla cultura della sicurezza. Anche in questo caso è successo raramente e a nulla sembrano valere le tragedie, come quella recente di Firenze, per sviluppare una sensibilità in tal senso. Sembra che non ci entri in testa e infatti è così, si tratta del bias del “costo differito”: sono consapevole che genera un problema ma non sempre e non a tutti, un po’ come quando ad un fumatore gli si dice che il fumo fa venire il cancro ma risponde che “mio nonno è morto a 90 anni fumando due pacchetti al giorno”. L’errore è duplice: non sei tuo nonno e sposti il problema a quando avrai 90 anni… se ci arrivi. Lo stesso accade con la sicurezza “a Tizio non è mai capitato nulla” e il gioco è fatto, i costi occulti sono lì che ti aspettano.
• Favorire la flessibilità nei turni di lavoro per favorire un migliore equilibrio tra vita lavorativa e privata: interessante, quanti lo hanno davvero fatto? Ma soprattutto quando lo hanno fatto si sono preoccupati di sapere cosa significa qualità di vita e di lavoro per i propri collaboratori? Raramente si fanno indagini interne, spesso quelle che ho visto portano con sé errori metodologici che falsano i risultati. Inutile dirlo ma lo dico lo stesso: ad ognuno il proprio mestiere. Se non sai come si fa un’indagine interna rivolgiti a qualcuno che la sappia fare o i costi occulti lieviteranno.

La rotazione frequente del personale può rappresentare un altro costo occulto per le aziende. La sostituzione dei dipendenti richiede tempo e risorse per il reclutamento, la selezione e la formazione dei nuovi assunti. Inoltre, la perdita di conoscenze e competenze dei dipendenti che lasciano l’azienda può influenzare negativamente la produttività e la qualità del lavoro. Se non sai calcolare il tasso di turnover qui alcune formule che ti possono aiutare a capire in quale stato di salute versa la tua azienda e se i costi occulti ti stanno facendo l’occhiolino:

1. Tasso di turnover complessivo = (personale entrato + personale uscito dall’azienda in un dato periodo ÷ organico medio di tale periodo) × 100
2. Tasso di turnover del personale negativo = (personale uscito dall’azienda in un dato periodo ÷ organico all’inizio del periodo) × 100
3. Tasso di turnover del personale positivo = (personale entrato in azienda in un dato periodo ÷ organico all’inizio del periodo) × 100
4. Tasso di compensazione del turnover = (personale entrato in azienda in un dato periodo ÷ personale uscito dall’azienda in tale periodo) × 100

Tieni conto che il turnover dei dipendenti misura la frequenza con cui le persone abbandonano l’azienda. Viene generalmente misurato su base mensile, trimestrale e annuale per motivi personali o pensione. Se il turnover complessivo super il 5% i costi occulti ti stanno sorridendo compiaciuti.

Strategie per ridurre il turnover ne possiamo avere diverse:

• Creare un ambiente di lavoro positivo e supportivo: sembra una banalità ma evitare alcuni comportamenti come urlare improperie in faccia alle persone aiuta parecchio, se non altro a ridurre la possibilità di denunce per straining. Evitiamo anche le frasi “non ti pago per pensare” pure quello aiuta molto ad incoraggiare le persone a rimanere. Teniamone conto.
• Offrire opportunità di sviluppo professionale e percorsi di carriera chiari: le opportunità di sviluppo non sempre sono possibili. Le PMI, che sono la maggioranza delle aziende in Italia,  per dimensioni, capitalizzazioni e opportunità non hanno la possibilità di offrire grandi sbocchi di carriera. Tuttavia anche quel poco deve essere chiaro, diversamente i costi occulti  legati al turnover aumentano.
• Riconoscere e premiare i dipendenti per il loro contributo e le loro performance eccellenti: questa attività viene spesso sottovalutata o banalizzata. Apprezzare la performance del dipendente significa conoscerla e non a spanne ma perché la si è misurata. Serve quindi un sistema di valutazione della performance efficace e condiviso, tra le altre cose. Attenzione: non serve essere una multinazionale per dotarsi di un sistema di valutazione efficace, non serve neppure avere un sistema complicato ma per l’amor di Dio non usate l’excel per analizzare questionari fatti alla “viva il parroco”! Anche in questo caso i costi occulti, invece di diminuire, lieviterebbero a dismisura.

I dipendenti insoddisfatti sono meno motivati e impegnati nel loro lavoro, il che può influire negativamente sulla produttività e la qualità del lavoro. L’insoddisfazione dei dipendenti può anche aumentare il rischio di assenteismo e rotazione del personale, aumentando così i costi operativi e riducendo la redditività complessiva dell’azienda.

L’aumento della soddisfazione del personale passa da tante vie, anche in questo caso attenzione ai costi occulti che si possono ingenerare anche nelle soluzioni che pensiamo di adottare:

• Promuovere una cultura aziendale inclusiva: spesso catalogate come banalità o esagerazioni dalle aziende che poi non trovano persone, in realtà aiutano molto sia ad attrarre che a trattenere le persone, soprattutto la generazione Z che è molto sensibile alle tematiche green e inclusive.
• Coinvolgere i dipendenti nelle decisioni aziendali e fornire feedback regolari: non significa avere un CDA grande come l’azienda dove tutti possono dire la loro. Significa però essere trasparenti sulla gestione dell’azienda, oggi le nuove generazioni lo chiedono e pure quelle meno giovani. Aiuta a ridurre i pettegolezzi che danno adito ad insoddisfazione che porta a riduzione della performance e a disaffezione nei confronti dell’impresa e della propria attività. Il costo neppure tanto occulto collegato a queste situazioni è talmente chiaro che non sto a specificarlo.

La mancanza di opportunità di formazione e sviluppo può portare a carenze di competenze e a una stagnazione della carriera dei dipendenti. Investire nella formazione e nello sviluppo del personale è fondamentale per garantire che i dipendenti abbiano le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro e contribuire al successo dell’azienda.

• Creare programmi di formazione su misura per le esigenze dei dipendenti e dell’organizzazione: per farlo avete bisogno di un sistema di valutazione di performance e competenze. Diversamente, a partire dai costi legati alla formazione sbagliata passando a quelli legati all’inefficacia del percorso, avrete una quantità di costi occulti infinita. La formazione fatta male è un ricettacolo di costi occulti impressionante con ricadute negative difficilmente riconducibili ad essa da parte di un non esperto ma ad essa legati strettamente e visibili solo dopo un’analisi accurata.
• Favorire un ambiente di apprendimento continuo e offrire opportunità di sviluppo professionale: sbaglia velocemente, in stile start up, non significa lasciare piena libertà di fare quello che si vuole ma convogliare energie verso la ricerca e lo sviluppo di idee. Magari vengono stoppate sul nascere (in questo caso spiegare il motivo), magari una volta messe in opera non funzionano, ma ne basta una all’anno per avere ricadute positive sullo sviluppo d’impresa e recuperare anche gli investimenti in idee andate male.
• Coinvolgere i dipendenti nel processo di formazione e fornire supporto e risorse per facilitare il loro apprendimento: chi meglio di loro vi può dire cosa serve? Attenzione però che lasciare carta bianca vi porterà in un virtice di idee difficile da controllare. Anche in questo caso il no va giustificato e spiegato attraverso un’analisi della situazione. Il dato batte l’opinione, sempre. Anche in questo caso, quindi, avrete bisogno di un sistema di valutazione efficace.

Piero Vigutto

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