La gestione del tempo e la riunione inefficace

La gestione del tempo in azienda è una questione seria, in realtà è una questione seria per ogni aspetto della vita però in azienda viene presa in un altro modo. Siccome il tempo non è infinito ma solo democraticamente distribuito, alzi la mano a chi non ha mai pensato di aver investito male il proprio tempo. Nessuno, vero? Chi anni, chi mesi, chi giorni, ognuno di noi ha clamorosamente “toppato” nella gestione del tempo. Che poi, a pensarci, il paradosso è più clamoroso quando capiamo che siamo circondati da strumenti (timer, sveglie, app… chi più ne ha più ne metta) che il tempo dovrebbero farcelo risparmiare. Ecco, nell’epoca delle informazioni in tasca, dei device sempre connessi e del tempo che la tecnologia ci potrebbe far risparmiare, la gestione del tempo resta ancora un problema non da poco.

Le storie e i racconti aiutano a contestualizzare meglio il punto focale della questione. Ora immaginate di ricevere una mail con cui siete invitati a presenziare ad una riunione, la motivazione è generica tipo “allineamento sul progetto XY e programmazione lavori”. Bene, ora che fate? Credo nulla, come ho fatto io. Nessuna mansione specificata, ordine del giorno vago, tempi di esecuzione meeting incerti (un generico “vieni nella tal sala alle ore tot si finisce quando si finisce”). Se uno non conosce i suoi polli verrebbe da pensare a qualche emergenza, uno di quegli accadimenti che non essendo previsti hanno ripercussioni su qualcosa di importante tipo la tua presenza in azienda. Insomma, la comunicazione poco chiara non aiuta nella gestione delle emozioni e neppure nella gestione del tempo perché sai (forse) quando inizi ma non quando finisci… e intanto il lavoro si accumula.

Immaginate ora l’arrivo del tal giorno, quello dedicato alla riunione di cui non conoscete neppure l’ordine del giorno. Che si fa quando si è invitati? Beh, mia mamma mi ha insegnato ad arrivare puntuale e quindi si arriva almeno quindici minuti prima dell’inizio, vabbè facciamo dieci ma comunque in anticipo. Anche qui la gestione del tempo deve essere ottimale, si sa che in azienda la gestione delle attività è sempre un gioco ad incastri e il tempo è un fattore fondamentale, ci si aspetta che chi ha indetto la riunione arrivi almeno dieci minuti prima, vabbè facciamo cinque ma comunque in anticipo rispetto all’orario indicato. C’hai il proiettore da settare, il PC da collegare e una certa dose di sfiga che ti perseguita, tipo “chi ha preso il mio cavo HDMI? Eppure l’avevo lasciato qui…” e via a caccia al tesoro che con la gestione del tempo fa serenamente a botte.

Nossignore, in Italia chi indice le riunioni normalmente si ritiene esente dalla puntualità. Avevo un capo che era puntualissimo nel suo ritardo, qualunque fosse l’orario che lui fissava per le riunioni arrivava serenamente con 30 minuti di ritardo. Lo ricordo con affetto perché è una persona dalla grandissima umanità e competenza ma la gestione del tempo non era proprio il suo forte.

Trovati e collegati tutti i cavi la riunione è iniziata. C’era un ordine del giorno, dico c’era perché degli argomenti da trattare già di per sé fumosi sono diventati altri smaterializzati e comparsi in forma casuale e ibridata con altre questioni che nel frattempo erano venute in mente a chi la riunione l’aveva indetta. Avete presente il film “la mosca”? Quel film horror del 1986 in cui un giovane scienziato (Jeff Goldblum) aveva creato una macchina del teletrasporto e per errore aveva fuso i suoi geni con quelli di una mosca creando una creatura mostruosa. Ecco, la sensazione è quella di un film dell’orrore. Non si deve mai cambiare l’ordine del giorno. Cambiare il senso della riunione cambia il motivo della riunione, la preparazione tecnica (se è stata richiesta) in termini di dati riportati, il senso della presenza di ognuno. Cambiare in corsa non è assolutamente una scelta intelligente, porta frustrazione e anche rabbia, si guasta il clima e se del clima non vi interessa nulla, state investendo male il tempo per cui siete pagati.

A proposito dei presenti. Eravamo in otto più il relatore. Tutti convocati perché la nostra presenza era indispensabile, peccato che la nostra presenza non fosse così indispensabile. Di questi otto:

• tre non avevano delega decisionale quindi hanno speso qualche ora della loro giornata ascoltando narrazioni non sempre centrate con il loro ruolo e quando invece erano coerenti con le attività del loro asset non potevano prendere decisioni;
• due erano state coinvolte perché “vabbè, chiama anche loro che comunque queste cose le devono sapere” e invece non era necessario che le sapessero non perché ci fosse qualcosa da nascondere ma perché il progetto di cui si doveva teoricamente parlare in quella fase di avanzamento lavori non riguardava affatto il loro ufficio;
• le altre tre erano state coinvolte perché decisori, la fase del progetto le riguardava direttamente, avevano potere decisionale;

Salto il racconto di quelle ore trascorse ad ascoltare il monologo dell’organizzatore dicendo solo che come gestione del tempo sono state un disastro. Elenco gli errori al solo scopo di imparare come NON si gestisce una relazione:

• monologo interminabile: cito un titolo di un libro “La noia” di Alberto Moravia (Bompiani, 1960). Credo non serva aggiungere altro;
• racconti personali ed esposizione di opinioni poco verticali sull’argomento: divagare non permette una buona gestione del tempo ma garantisce ne la sua dispersione;
• gestione del tempo inesistente: nessun tempo limite agli interventi, uno solo in questo caso ma se ce ne fossero stati altri non avrebbero avuto una gestione efficace. Serve sempre gestire il tempo di inizio e fine meeting ma anche la durata degli interventi;
• nessuno spazio di discussione: pessima scelta, la discussione anima le interazioni e fa nascere contaminazioni oppure esplora meandri che gli altri non hanno considerato. Lo spazio per le discussioni, a meno che non sia una riunione informativa, è fondamentale per uscire dalla stanza con idee diverse, altrimenti per cosa la fai la riunione?;

A proposito di richiesta di idee nuove e diverse, quella riunione in particolare fu davvero interessante perché l’organizzatore, al termine dell’esposizione, chiese se c’erano delle idee e qualcuno alzò la mano esponendo la propria opinione, analisi, contestualizzazione di quanto era stato esposto e, ovviamente, l’idea che aveva avuto. Ebbi in quel caso la possibilità di osservare, stupefatto e al contempo interessato, la comunicazione non verbale dello speaker che mostrava interesse verso quanto diceva il collega salvo poi cassare con un’eleganza mai vista prima ogni idea che differiva dalla sua al punto che chi ne era oggetto affermava di non aver avuto un’idea poi così brillante. Non serve che dica che questa sensazione durava il tempo di ritornare alla scrivania dove la rabbia di essere stati presi in giro si trasformava in desiderio di vendetta.

Cosa abbiamo imparato da tutto questo? 

1. La riunione ha delle regole ben precise: inoltro dell’ordine del giorno, puntualità, si convocano solo le persone che servono. Per un’ottimale gestione del tempo, l’esposizione deve essere ragionata. Gli interventi dei colleghi vanno ascoltati. Alla fine si verbalizza tutto e si condivide;
2. Non sempre la riunione è la risposta giusta, tieni in considerazione gli stand up meeting e pure le riunioni on line. La gestione del tempo di lavoro è importante, gli strumenti a disposizione tantissimi, usiamoli;
3. Non è vero che in presenza “i rapporti personali vibrano in presenza e meno da remoto” se convochi le persone e le tieni due ore in sala riunioni ad ascoltare e basta a vibrare è ben altro;
4. In copertina vedete una foto di una riunione svolta stando in una posizione faticosissima, il plank. L’ho trovata on line dove si suggeriva di utilizzare queste e altre strategie per ridurre il tempo di riunione. Ecco, nella gestione del tempo tenete presente che ridurre tanto per ridurre è come la capitozzatura degli alberi, indebolite la struttura. Il tempo non va ridotto e basta, va ottimizzato;

L’organizzazione del tempo è importante in azienda, non lasciamoci sfuggire l’occasione di evitarne la dispersione.

Piero Vigutto

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